Cechy notatki służbowej

Odpowiedź prawnika: Cechy notatki służbowej

Na podstawie art. 72 kodeksu postępowania administracyjnego, czynności organu administracji publicznej, dla których nie sporządza się protokoły, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala sie w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. W związku z w/w przepisem adnotacja jest krótką notatką służbową, sporządzoną przez pracownika organu administracji bez zachowania szczególnej formy. Wszelkie ustalenia bieżące, istotne dla sprawy, powinny być stwierdzone w drodze adnotacji, jednakże zasada ta nie dotyczy ustaleń, od których zależy lub może zależeć rozstrzygnięcie danej sprawy.

Przepisy prawa przewidują sytuacje, w których obowiązkowe jest sporządzenie adnotacji (notatki służbowej), a mianowicie należą do nich m.in.:

1. na podstawie art. 10 § 3 kpa, organ administracji publicznej obowiązany jest utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady czynnego uczestnictwa stron w postępowaniu;
2. na podstawie art. 14 kpa odejście od zasady załatwiania spraw w formie pisemnej, powinno być stwierdzone w drodze adnotacji. Na podstawie niniejszego przepisu, sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Jak wynika z powyższego ustawodawca nie sprecyzował dokładnie warunków jakie ma spełniać adnotacja (notatka służbowa), dopuścił bowiem dowolność formy w jej sporządzeniu. Jednak na podstawie w/w przepisów można wskazać następujące cechy adnotacji:

1. powinna być sporządzona w formie pisemnej;
2. powinna być podpisana przez pracownia organu administracji, który ją sporządził;
3. powinna zawierać ustalenia bieżące istotne dla danej sprawy.

Znaczenie adnotacji, ogranicza się do stwierdzenia określonej czynności istotnej dla danej sprawy. Jak już wcześniej zostało wspomniane, notatka służbowa nie może zawierać ustaleń, od których będzie zależało rozstrzygnięcie sprawy. Należy podkreślić, że okoliczności stwierdzone adnotacją nie będą miały wartości dowodowej, gdyż stanowią on jedynie stwierdzenie danej czynności istotnej dla sprawy. Powyższe stanowisko zostało stwierdzone w wyroku NSA z dnia 4 czerwca 1982 r. (I SA 258/82), w którym Sąd postanowił, iż "okoliczności istotne dla rozstrzygnięcia spray mają wartość dowodową jedynie wówczas, gdy utrwalono je w formie protokołu".