Pracodawca administratorem danych w dokumentacji pracowniczej

Administrator, przechowując dane w dokumentacji pracowniczej nie musi prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych. W tym przypadku to nie zgoda pracowników, a obowiązek prawny administratora będzie właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników.

Obowiązek prawny

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów prawa pracy. W rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej został określony m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania pracowniczych akt osobowych.

Zgodnie z tym rozporządzeniem to na pracodawcy spoczywa obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie. Regulacje te stanowią także, że akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Tak więc podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze.

Oznacza to, że pracodawca będący administratorem danych zawartych w aktach osobowych jest związany przepisami ww. rozporządzenia, a nie wolą pracownika poprzez odbieranie od niego zgody na realizację procesu przetwarzania w ww. celach.

Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych i ich zawartości są więc ściśle określone i nie można mówić o dobrowolności przy przetwarzaniu danych osobowych w tych celach.

Jakich danych nie wolno przetrzymywać?

Należy pamiętać, że jeśli po stronie pracodawcy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych znajdują się informacje zebrane niezgodne z obowiązującymi przepisami, to pracodawca powinien dokonać ich przeglądu i usunąć dane pozyskane nielegalnie.

Na podst. uodo.gov.pl


A.J.
Zespół e-prawnik.pl

Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?


Masz inne pytanie do prawnika?

 

Komentarze

  • drahi22 2012-11-11 18:59:12

    czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać ksero dowodu osobistego?


Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika